Excel è uno strumento ottimo. Molte aziende ci hanno costruito anni di lavoro, e spesso funziona. Il problema arriva quando un foglio nato per fare i conti diventa il posto in cui vive un intero processo: preventivi, commesse, clienti, scadenze.
Non esiste un momento giusto uguale per tutti. Ci sono però alcuni segnali che vale la pena controllare.
Cinque segnali che Excel non basta più
- Esistono più copie dello stesso file e nessuno sa quale sia quella giusta.
- Lo stesso dato viene inserito più volte: nel foglio, in una chat, nel gestionale contabile.
- Solo una persona sa come funziona il file. Se manca, il lavoro rallenta.
- Per sapere a che punto è una pratica bisogna chiedere a qualcuno.
- Dal telefono, in cantiere o fuori ufficio, i dati sono scomodi da consultare e aggiornare.
Uno solo di questi problemi si può spesso risolvere con un foglio migliore. Se ne riconosci tre o più, è probabile che il limite non sia il file ma lo strumento.
Quando restare su Excel è la scelta giusta
Cambiare ha un costo, quindi non sempre conviene. Se il processo lo segue una sola persona, cambia di rado e gli errori costano poco, un buon foglio resta la soluzione più sensata. Lo stesso vale se stai ancora capendo come vuoi lavorare: prima si chiarisce il processo, poi si sceglie lo strumento.
Software pronto o su misura?
Prima di far costruire qualcosa, conviene guardare i software già in commercio. Se il tuo lavoro è standard, spesso uno basta.
Il su misura ha senso quando devi adattarti troppo al programma, quando paghi molti abbonamenti che non si parlano tra loro, o quando il tuo modo di lavorare è proprio ciò che ti distingue dai concorrenti.
Come fare il conto prima di decidere
Bastano due numeri: quanto paghi ogni anno di abbonamenti che l'app potrebbe sostituire e quante ore a settimana passano a copiare dati e cercare informazioni. Moltiplica le ore per il costo orario e per le settimane lavorative, e avrai un'idea di quanto ti costa lavorare così.
Confronta poi questa cifra con il costo del software, compresa l'assistenza negli anni successivi. Se il risparmio è piccolo, resta dove sei. Se è grande, vale la pena parlarne.